【摘要】在大数据和“互联网+”等新兴信息技术发展的背景下，对电子文件的归档也提出了新的要求。办公自动化系统与档案管理系统的有效对接，可以使档案管理工作更加便捷、准确、高效。对于提升档案管理人员的参与度、推动文档一体化管理有着非常重要的作用。
【关键词】办公自动化系统;档案管理系统;文档一体化
随着信息技术的不断发展，办公自动化系统（即OA系统）在政府部门中得到广泛应用，使得政府部门的文书档案在信息化方面得到了极大发展。因此，在电子文件归档上，对归档文件的具体内容、文件类型以及相关标准等方面有了更进一步的要求。OA系统与档案管理系统的有效对接，可以使档案管理工作更加便捷、准确、高效。
一、 办公自动化系统与档案管理系统的关系
办公自动化系统又简称为OA（Office Automation）系统，是基于工作流原理、采用计算机和网络信息技术搭建的办公信息系统平台。OA系统的介入，改变了过去低效的依靠纸质文件的流转批阅办公的工作方式，实现了文件的在线流转，使工作在线化、自动化和高效化。
档案管理系统是应用计算机和互联网技术，实现档案部门日常工作的信息管理系统，其功能包括档案的收集、整理、归档、存储、统计、利用、编研和发布等。
两个系统分别对应着文件的两个不同阶段，OA系统主要实现文件的产生、流转及处理，档案管理系统则是对办结的文件进行归档、存储和提供利用等综合性服务。在现实的工作中，OA系统与档案管理系统主要存在两种形式：一种是在OA系统中具备档案管理功能，或者含有档案管理功能子模块，两个系统可以看作是一体的，但两个系统在管理重点、业务范围和用户对象等方面有着很大的差异。第二种是OA系统与档案管理系统互相独立，这也是现在绝大多数采用的方式。两个系统各自为政，通过在OA系统中导出电子文件，或者对纸质文件进行数字化处理，再导入档案管理系统，这种方式加大了档案工作从业人员的工作量，效率低下，还容易出错。因此，如何实现两个相互独立的系统之间数据的互通，对OA系统与档案管理系统的整合具有重要意义。
二、OA系统与档案管理系统整合的意义
（一）提高档案管理人员的参与度。档案管理部门负责的是文件办结后的归档、存储和利用等工作，档案工作人员很难介入到文件的起始阶段。若OA系统与档案管理系统能够实现整合、互通，那么，这将提高档案管理部门对电子文件的“前端控制”，同时还可以提高档案管理部门的工作效率，使档案的利用更加具有时效性，为利用者提供更全面的信息资源，提高档案部门的服务质量，提高档案的利用率。
（二）有利于文档的一体化管理。伴随着信息技术的全面发展，可以说在技术层面已经为文档一体化扫除了许多困难，使其成为一种可行的管理方式。OA系统与档案管理系统的有效对接，可以确保电子文件元数据的完整性、准确性、真实性，可以有效实现对文件从形成到整理归档的整个文件运动的全程控制，在技术上提供了很好的保障。
三、常用的OA系统与档案管理系统整合方式
（一）数据接口方式。利用数据接口技术，在OA系统与档案管理系统之间建立一个可以相互兼容的数据接口，使两个系统实现互联互通，成为一个整体。主要做到两方面的内容：一是实现目录信息的转存。二是实现电子文件的准确挂接。OA系统数据库中的目录与电子文件是相互对应的关系，将OA系统数据库中的目录转存到档案管理系统数据库中的同时，可以将电子文件全文上传到服务器中，通过文件的存放路径使目录与电子文件一一对应。这要求在研发OA系统和档案管理系统时，需要制定统一的接口标准。
（二）人工数据导入。在两个独立运行的系统之间，利用Excel进行数据的交换，只需要留有导出导入文件的接口就可以。其原理就是将OA系统数据库中目录的数据信息导出到Excel中，然后再导入档案管理系统数据库中，这要求两个系统数据库的字段尽可能相互匹配，从而减少后期的整理工作。OA系统电子文件导出后，利用挂接软件，将文件名与档案管理系统中的正题名相匹配的电子文件挂接，并上传至服务器来实现目录与电子文件相互关联。
两种方式各有利弊，通过数据接口整合OA系统与档案管理系统，可以使档案管理工作更加具有时效性，使档案管理人员参与到文件的各个过程，但OA系统大多为外网，这对档案信息安全造成一定影响，同时还要求两个系统接口标准一致，为系统开发带来一定困难;人工导入方式一般为离线操作，这保证了档案信息的安全，但其大量数据的导出导入，也为档案工作者增加了工作量。
四、结束语
办公自动化系统与档案管理系统的整合，可以有效优化工作流程，提高工作效率。但由于数据接口标准的统一以及档案工作人员在文件运动中的参与度较低等，都对办公自动化系统与档案管理系统的整合带来了一定的难度。随着档案信息化的不断发展，档案從业人员的参与度提高，一定能够使办公自动化系统与档案管理系统做到互联互通，实现真正意义上的文档一体化管理。
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