【摘 要】
文章分析了油田档案管理工作的现状及存在的问题;提出搞好油田档案管理工作的建议:加强档案的收集和整理;整合档案资源,加强综合管理;电子档案与纸质档案共存;提高档案管理人员素质;健全档案管理制度;做好档案管理工作,强化服务意识。
【关键词】
油田企业;档案管理
油田企业档案是油田生产经营的重要记录和依据,是实现油田企业单位可持续发展的不可缺少的部分,是油田企业管理经营的重要内容,是油田企业单位加强基础管理、提高自身竞争力、维护企业合法利益的重要凭证,也是维护和保持油田企业正常管理和生产的重要保障。油田企业生产是一个各环节相互联系、一环扣一环的工作程序,油田企业档案管理存在着相互交流的特点,是以油田勘探档案为汇交中心,向隶属部门各档案室交接保管的循环流程。
一、目前油田开发企业档案管理中的主要问题
1、提高档案自动化水平的进展
档案自动化的管理在企业管理中是重要组成部分,虽然企业在这方面做了不少工作,但与目前网络化管理的新需求相比,还在很大程度上达不到要求。企业的档案室网络化顶多是配置了几台电脑而已,档案存贮仍然采用手工录入和手工检索。
2、缺乏规范的档案收集制度
在档案收集工作中,缺乏的规范、合理的制度,档案的交递程序不够完善,有些部门或科室以忙为借口而推诿拖拉,使得档案不能及时归档,特别是一些比较重要的档案因档案人员不能参与而导致不能及时归档,甚至出现丢失的现象。另外,由于企业人员调动频繁,一些重要的档案未能上交归档的现象时有发生。
3、档案管理的深度和幅度有待加强
这里的深度是指档案管理人员对企业的重大生产、经营活动在信息上了解不多,因而造成这些档案在收集和利用上存在差异。从深度上讲,档案管理人员对企业重大生产经营活动不掌握信息,生产业务不熟,导致档案利用和收集的困难;从幅度上讲,目前档案室缺乏声像档案管理,这一块目前在宣传部门,这也给加强科学管理带来了难度。
4、对档案的重视程度不够
长期以来,相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊”,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解,忽视档案工作,无法适应现在的管理需求。
5、管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后
大部分人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,日常事务往往只是将材料放人档案盒,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。
6、档案室硬件环境设施不齐全
对档案管理必备的条件解决落实差,个别单位没有专用档案室,有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹,都无法购置齐备。
二、加强油田开发企业档案管理工作的建议
档案室重要的信息资源,是人类历史最重要的载体,它通过自己的记载,向后人揭示历史的真相,是规划未来的宝贵财富。油田企业必须围绕油田生产建设中心任务,利用现有的资金、技术、设备、人力及信息资源提高档案资源开发利用效率,扩大档案信息资源开发利用范围,建设门类齐全、载体多样、标准规范、真实准确的档案资源库。
1、加强档案的收集和整理
一是档案人员要主动深入到各部门,主动收集需要存档的各种档案资料、信息;二是加强对各业务部门档案人员的档案意识教育;三是扩大资料的存档范围;四是档案工作人员要参加厂部召开的各种生产经营会议,掌握生产经营动态,及时催促该归档的资料一定要归档;五是严格奖惩,对于在人事调动过程中丢失资料的要冻结调动手续,追究有关人员的责任。
2、整合档案资源,加强综合管理
一是提高档案室的级别,配备专职的科级以上干部去管理档案工作;二是把组织、劳资等分散至各业务部门的档案室,统一规划到档案室管理;三是重新建声像档案,把宣传科录、照相工作划归档案室。
3、电子档案与纸质档案共存
设计电子档案的操作细则达到快捷查阅的目的,新归档的档案,适用于电子档案的用电子档案的方法归档,不适用于电子档案的用纸质档案归档,以前的旧档案,只建立检索目录电子档案,以尽快实现与档案管理现代化接轨。
4、提高档案管理人员素质
要注意加强档案工作队伍建设,选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案管理工作,注意对他们的教育培养,关心他们工作、生活,充分发挥他们的积极性和创造性。 档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员,要注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉档案工作的各个环节和基本要求,努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量。积极探索新的管理模式,使档案工作更科学、更实用,为不断进步发展的社会提供有利的资源。
5、健全档案管理制度
建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一,规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要。第二,简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三,坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而职工是单位的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行者。第四,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。
6、做好档案管理工作,强化服务意识
档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向,端正服务态度,树立创新意识,提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度,发挥好档案信息资源的作用,使其充分地为社会主义现代化建设服务,是我们档案工作者义不容辞的责任。
三、结语
综上所述,油田档案是油田企业发展的历史记载,是重要的历史资源,它真实的反应了企业生产经营活动。油田企业要想在市场竞争中获得生存与发展,把档案潜在价值转化为现实生产力,只有建立档案管理制度,推经进档案信息化服务,才能开发利用档案信息,发挥档案在企业生产管理中的作用,走油田企业档案管理规范化、信息化和科学化之路。
【参考文献】
钟小安.档案管理实务,重庆大学出版社,2010.8.1.
朱玉媛.档案管理学基础,武汉大学出版社,2008.
肖秋惠.档案管理概论,武汉大学出版社,2009.8.1.