摘要：随着公众环保意识的提高，建设项目环境影响评价的重要性越来越被更多的人所关注，环评档案管理工作显得越来越重要，环评档案作为环境保护档案的一部分，目前在管理和利用中存在很多问题。因此，必须掌握环评档案的立卷内容、管理及利用等方面的相关要求，认真分析环评档案管理和利用中存在的问题并找出解决这些问题的办法，才能提高环评档案的利用价值，提高环评效率和质量，使环评档案更好地为环境评价和环境管理服务。
关键词：环评；档案；管理；利用
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号2095-627X（2014）01-0105-03
Standard file management，improve the management level of the EIA unit archives
Li Siyu ， Li Jingfeng
（1.Jilin University Institute of Public Administration，Changchun 130012；2.Tieling City Environmental Protection Science Research Institute， Liaoning 112000）Abstract： As public awareness increases， the importance of the construction project environmental impact assessment more and more people are concerned， the EIA file management has become increasingly important， EIA archive as part of environmental protection archives， now there are many problems in the management and use. Therefore， must take charge of the EIA， such as filing， management and utilization of archives of relevant requirements， careful analysis of environmental impact assessment of the problems existing in the management and use of archives and find ways to solve these problems， to increase the use of EIA archive， improving efficiency and quality of environmental assessments， to make environmental assessment archives better service for environmental assessment and environmental management.Key words： EIA；Files；Manage；Utilization
近年来，随着我国环保事业的发展和公众环保意识的提高，建设项目环境影响评价的重要性被更多人所关注。一套完整规范的环评档案可以完整地体现环评工作的全过程，从现场勘查到合同签订，从公众参与到现状监测，从源强确定到影响分析，从报告编制到多级审核，从材料报批到最后批复，构成环境影响评价档案的基础材料，环评档案是环境保护档案的一部分，可以为环境管理提供科学准确的依据。但笔者经过对国内多家环评单位档案管理调研，发现普遍存在一些问题，有的甚至问题可谓严重。因此，规范档案管理，做好环评档案的管理和利用工作具有重要意义。
1 环评档案的立卷内容及管理要求
环评档案立卷内容一般包括原始记录、实验记录、实验报告、计算资料、监测报告、公众参与原始记录、委托书、合同（协议）、告审定稿、补充材料等资料、标准认定意见、总量批复、专家意见、评估报告、批复文件等。随着环境管理不断深入，环评档案立卷内容也应不断扩展。
1.1 环评档案资料的收集
1.1.1 各环评项目技术档案应由环评项目负责人按照环评档案管理要求，随工作的进行及时收集、单独建档。
1.1.2 各科室形成的档案资料在未移交以前，应该由所在科室相关人员负责保管。
1.2 环评档案移交
各业务科室要按规定，在环评项目完成后及时提交档案室并做好记录，经补充完善经档案员检查符合档案立卷标准后统一立卷、装订。
1.3 环评档案的保管
1.3.1 根据档案集中管理的原则，各部门在环评工作中形成的各类档案由环评单位设专人实行统一管理。档案管理人员调动时，必须在离职前，将其所保管的档案数量及现状交代清楚，并办理交接手续。
1.3.2 环评档案要做到科学有序，归档文件材料分类清楚，组卷合理，利于调阅、存放和档案的安全，防止和减少档案的损毁。卷内文件应排序列，对破损的文件材料及时裱糊，对卷内文件编定页号，去除金属装订物，最大限度的延长档案的保管寿命。
1.4 环评档案库房管理
档案库房应符合国家环境保护局、国家档案局第13号令要求。环评单位应定期进行检查核实，如发现档案库房及设施毁坏，应及时查明原因，采取补救措施，如人为造成，视情节轻重，追究责任。
2 环评档案的利用要求
2.1 环评档案管理机构应当开展档案的编研工作，并根据环评工作的实际需要，将已有档案加工成文摘、汇编或专题史料等不同类型的参考资料，为环境保护工作提供服务。对本部门以外的工作人员利用环境保护档案，可以实行有偿服务，收费的范围和标准按国家有关规定执行。
2.2 环评单位保存的档案主要供本部门利用其他系统或部门的工作人员查阅档案时，需持本单位介绍信，说明利用目的和范围，并经环评单位有关负责人批准后方可查阅，查阅的档案一般不得带出档案室。查阅涉及党和国家秘密的环评档案必须经单位法人和保密部门批准；查阅未公开的档案，必须经过有关业务部门负责人批准；摘录和复制档案，必须经过环评单位负责人批准。
2.3 借阅人员必须保持环评档案的完整无损并负责所借档案的安全和保密，不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽取、拆散档案，严禁在环境保护档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式损害档案的原有状态。
3 目前环评档案利用中的存在问题及解决办法
3.1 目前环评档案利用中的存在问题
经调研国内各环评单位，目前环评档案管理主要存在以下问题：
3.1.1 领导不够重视，档案室硬件不达标
有的环评单位由于对档案工作了解不够，认为档案室只是存放各类档案的地方，只要保管安全就够了。致使档案室硬件不达标，有的单位档案室只占很小的一部分，档案室防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温、防阳光等防护工作不到位，容易造成档案污损和丢失。
3.1.2 档案收集不到位，不能完全利用
有的环评单位不太愿意开放资源的使用权，影响一部分环保电子档案的收集，造成科技电子档案的质量不高。其实环评档案，特别是环评电子档案，在大大地提高管理水平后，所产生的间接经济效益是非常可观的。
3.1.3 档案管理人员责任心不强，管理质量不高
有的环评单位档案员非环评专业技术人员，对环评档案内容了解不够，不能适应环评档案管理要求。造成有的单位只把环评报告存档，相关批复存档不全，无索引扉页，影响了索引和使用。由于电子档案更新快，存档的不是最后版本，造成电子档案和纸质档案内容不统一。
3.1.4 管理不规范，涉密问题严重
有的环评单位，无关人员随意进出档案室，随意带走环评档案，无借阅和使用记录，甚至找不到借阅人，造成部分档案流入社会，无秘密可言，给党和国家造成损失。
3.1.5 档案管理人员的电子化操作水平亟待提高
实现环评单位档案管理的电子化，需要有较高电子化操作水平的人才。档案管理人员在掌握一般计算机操作水平的同时，还应该具备较高的知识层次和全面的技术素质。然而从现有的情况来看，许多档案管理部门缺乏具有较高水平的人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员的电子化操作水平偏低，导致了环评单位档案管理电子化建设推进缓慢。
3.2 做好环评档案管理和利用的几点建议
3.2.1 要做好档案管理重要性的宣传工作，提高单位领导对环评档案管理的认识
要建立环评档案“一把手”负总责制度，使单位领导带头重视档案管理工作，严防环评档案涉密，并加大对档案室的建设投入，从而使档案管理工作上一个台阶，进一步提高档案的利用率，做到了领导重视，责任清、任务明，管理工作经常化，制度化。变“等上门”为“走出去”，以快捷、准确的服务来赢得更多的用户，使档案利用工作的效率和品质得到提升。
3.2.2 要加强现有人员的业务培训，提高档案管理专职人员的政治素质和业务素质
作为档案管理工作者本身要加强业务水平和职业道德修养，要不断地学习和接受业务培训，及时掌握最现代的管理知识和方法，以满足新形式下的档案管理工作要求。建议每个环评单位，配置两名以上档案员，其中至少一名为环评技术人员，争取一些高质量的科技电子档案及时、完整的归档，以便发挥其效益。同时还要做好档案利用的宣传工作。
3.2.3 要在环评质量检查中加大档案管理的力度，提高环评档案档案管理和利用水平
建议在各省的环评质量专项检查中，借鉴辽宁省环保厅环评质量检查的经验，按扉页、咨询合同、监测报告、公众参与表、环评批复意见等要素分别打分，并核实纸质档案和电子档案的一致性，检查电子文件是否读出能用，信息载体的安全可靠等，确保电子文件的保管以及检索利用正常运行，促进环评档案档案管理水平的提高。
3.2.4 要使环评档案管理更加的规范有序，提高档案管理设备的软硬件水平
要将档案室建设纳入环评单位整体建设计划，核定专项经费，购置了密码柜、文件柜、碎纸机、复印机、打印机等必需设备。使档案室达到了设施齐全配套、功能完善、方便便用的要求。要建立和完善计算机检索体系。按照项目名称、建设地点、投资额等要素，建立电子档案数据库，进行案卷级和文件级目录查询与全文检索。逻辑归档可根据系统设置的档案管理著录格式，使办理完毕的文件自动进入查询系统，形成目录和全文检索数据库；物理归档可按照档案室提供的归档清单和说明进行，必要时可将内容复制或扫描后加入全文检索库。对已过期到期文件档案，按规定登记造册，经领导审定后销毁。做到了清查彻底、登记齐全、交接规范。
3.2.5 要制定和完善现有的环评档案管理规章制度，提高环评档案规范化、标准化水平
由于环评单位档案工作涉及范围广，可能出现多头管理的现象，因此，应严格制定出各项工作程序，细化工作流程，使档案材料能够提高准确率和归案率，在存放档案时，应分类清晰，对于案件的摆放应具有系统有序。从整体上来说，应对档案管理制度制定统一的标准，包括档案的建立、健全收集管理、保管保密、管理职责等各项规章制度。当制定好规章制度后，还应严格的执行，否则难以发挥其有效性。在执行的过程中，应严格坚持标准，处理好档案管理工作与本单位其他工作的关系，实现档案管理工作的规范化。
4 结论
综上所述，只有管理和利用好环评档案，及时发现环评档案管理和利用中存在的问题，并采取行之有效的方法加以解决，才能提高环评档案的利用价值，提高环评效率和质量，才能使环评档案更好地为环境评价和环境管理服务，才能使环评档案更加满足科学化、规范化、标准化的要求，提高了档案科学管理水平。
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